Η σωστή διαχείριση και καταστροφή δεδομένων και εγγράφων αποτελεί κρίσιμο ζήτημα για τις επιχειρήσεις σε κάθε τομέα δραστηριότητας. Η προστασία των προσωπικών δεδομένων είναι πιο σημαντική από ποτέ με τις νομοθεσίες και τους κανονισμούς που διέπουν την καταστροφή δεδομένων να γίνονται όλο και αυστηρότεροι σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων. Οι επιχειρήσεις που δεν συμμορφώνονται μπορεί να βρεθούν αντιμέτωπες με σοβαρές κυρώσεις, οικονομικές απώλειες, ακόμα και ζημιά στη φήμη τους.
Τι είναι ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ/GDPR)
Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (General Data Protection Regulation / GDPR) αποτελεί τη βασική νομοθεσία για την προστασία προσωπικών δεδομένων στην Ευρωπαϊκή Ένωση και περιλαμβάνει όλα τα νομικά πλαίσια για το θέμα αυτό. Ο Κανονισμός έχει άμεση εφαρμογή σε όλα τα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων εφαρμόζεται εάν:
- Η επιχείρηση που επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα εδρεύει στην ΕΕ, ανεξάρτητα από το πού γίνεται η πραγματική επεξεργασία των δεδομένων.
- Η επιχείρηση εδρεύει εκτός της ΕΕ αλλά επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα τα οποία αφορούν την παροχή προϊόντων ή υπηρεσιών σε άτομα εντός της ΕΕ, ή παρακολουθεί τη συμπεριφορά ατόμων εντός της ΕΕ.
- Οι επιχειρήσεις που δεν εδρεύουν στην ΕΕ όμως επεξεργάζονται δεδομένα πολιτών της ΕΕ οφείλουν να διορίσουν εκπρόσωπο στην ΕΕ.
Γιατί είναι σημαντική η καταστροφή δεδομένων από τις επιχειρήσεις;
Η καταστροφή δεδομένων δεν είναι απλώς μια επιλογή διαχείρισης αρχείων. Είναι μια νομική και ηθική υποχρέωση των επιχειρήσεων που διασφαλίζει:
Την προστασία προσωπικών δεδομένων
Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR), οι επιχειρήσεις πρέπει να καταστρέφουν προσωπικά δεδομένα όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς που συλλέχθηκαν.
Την αποτροπή παραβιάσεων
Ακατάλληλα αποθηκευμένα ή κατεστραμμένα δεδομένα μπορούν να πέσουν σε λάθος χέρια, με αποτέλεσμα την έκθεση ευαίσθητων πληροφοριών.
Την αποφυγή νομικών κυρώσεων
Η μη συμμόρφωση με τους κανονισμούς μπορεί να οδηγήσει σε βαριά πρόστιμα, όπως προβλέπει ο GDPR και άλλοι νόμοι.
Νομοθετικό πλαίσιο για την καταστροφή δεδομένων
Ο GDPR καθορίζει ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να καταστρέφουν δεδομένα με ασφαλή τρόπο όταν τα δεδομένα δεν είναι πλέον απαραίτητα, ο πελάτης ή ο εργαζόμενος έχει ασκήσει το δικαίωμα διαγραφής ("δικαίωμα στη λήθη") και υπάρχει νομική υποχρέωση για την καταστροφή τους.
Διαδικασίες καταστροφής δεδομένων
Πριν από την καταστροφή έντυπων ή ηλεκτρονικών αρχείων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα θα πρέπει να λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα ώστε να διασφαλίζεται η πλήρης και μόνιμη διαγραφή των δεδομένων αυτών εξασφαλίζοντας ότι τα δεδομένα δεν μπορούν να ανακτηθούν.
Ο φορέας οφείλει να διαθέτει συγκεκριμένη γραπτή διαδικασία για την καταστροφή των δεδομένων, τόσο όταν πρόκειται για προγραμματισμένη μαζική καταστροφή δεδομένων, όσο και όταν πρόκειται για καταστροφή δεδομένων σε καθημερινή βάση (π.χ. με χρήση καταστροφέων εγγράφων) και να ενημερώνει σχετικά τους υπαλλήλους του. Η επιλογή της σωστής μεθόδου καταστροφής όμως εξαρτάται από τον τύπο των δεδομένων. Για παράδειγμα:
Καταστροφή φυσικών εγγράφων
Τεμαχισμός (Shredding): Η πιο κοινή πρακτική για τη φυσική καταστροφή χαρτιών.
Καύση (Incineration): Ιδανική για μεγάλες ποσότητες εγγράφων.
Καταστροφή ψηφιακών δεδομένων
Διαγραφή αρχείων (File Deletion): Όχι πάντα ασφαλής, καθώς τα δεδομένα μπορούν να ανακτηθούν.
Μαγνητική απενεργοποίηση (Degaussing): Καταστρέφει δεδομένα από σκληρούς δίσκους και ταινίες.
Φυσική καταστροφή (Physical Destruction): Πλήρης καταστροφή συσκευών αποθήκευσης.
Τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών
Πολλές επιχειρήσεις συνεργάζονται με πιστοποιημένους παρόχους καταστροφής δεδομένων, που εξασφαλίζουν ότι η διαδικασία γίνεται σύμφωνα με τη νομοθεσία.
Τι πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις
Δημιουργία πολιτικής διαχείρισης εγγράφων και δεδομένων
Οι επιχειρήσεις πρέπει να αναπτύξουν μια ξεκάθαρη πολιτική που να καθορίζει: τα χρονικά διαστήματα αποθήκευσης δεδομένων, τις διαδικασίες καταστροφής και τους υπεύθυνους για τη διαχείριση αυτών των διαδικασιών.
Διατήρηση αρχείων καταστροφής
Η καταγραφή των ενεργειών καταστροφής (π.χ., ημερομηνίες, μέθοδοι) είναι σημαντική για λόγους νομικής κάλυψης.
Εκπαίδευση εργαζομένων
Η ενημέρωση του προσωπικού για τη σημασία της σωστής διαχείρισης και καταστροφής δεδομένων είναι απαραίτητη για την αποφυγή σφαλμάτων.
Συμμόρφωση με τοπική νομοθεσία
Οι επιχειρήσεις πρέπει να γνωρίζουν και να τηρούν τους ισχύοντες κανονισμούς στις χώρες ή πολιτείες όπου δραστηριοποιούνται.
Τακτικοί έλεγχοι
Προτείνεται η διενέργεια τακτικών ελέγχων συμμόρφωσης για τη διασφάλιση της σωστής εφαρμογής των διαδικασιών.
Η σωστή ενημέρωση των επιχειρήσεων είναι κρίσιμη
Η καταστροφή δεδομένων δεν είναι απλώς ένα λειτουργικό καθήκον, αλλά μια θεμελιώδης πρακτική για τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία και την προστασία της εμπιστοσύνης πελατών και συνεργατών. Με την κατάλληλη στρατηγική οι επιχειρήσεις μπορούν να προστατευθούν από νομικούς κινδύνους και να διασφαλίσουν ότι τα προσωπικά δεδομένα των πελατών τους είναι ασφαλή.